Richten Sie klare Überprüfungs- und Genehmigungsworkflows ein
Mehr erfahren
Übersicht
Werkzeuge
Branchen
Anwendungsfälle
Teams
Die Erfolgsgeschichte unseres Kunden
Digitalisierte Workflows
sparen Synergy 1,3 Millionen Blatt Papier
Vorher
Nachher
“Wenn die Kunden unserer Kunden eine Vereinbarung unterschreiben sollen, müssen wir gar nicht erst anfangen, über die Lösung dafür nachzudenken. Wir haben sie schon: Fluix!”
Ale Garofalo, Leiter Corporate IT
Hintergrund
Synergy ist ein amerikanisches Unternehmen, das sich in den Bereichen Energie und Wasser spezialisiert hat und seinen Kunden dabei hilft, Energieeffizienz und Komfort zu steigern, während Strom- und Wasserrechnungen reduziert werden – für Unternehmen und Haushalte.
Das Unternehmen wurde 1981 in San Francisco gegründet und hat sich in seiner über 40jährigen Geschichte zu einem der größten Dienstleister im kalifornischen Energiesektor und rund um das Thema Effizienz entwickelt.
Synergy bietet zahlreiche Lösungen, mit denen sich Energie und Kosten sparen lassen. Außerdem sind kostenlose, von Spezialisten durchgeführte Energie-Audits im Produktportfolio, die sich an alle Bedürfnisse rund um Heizung, Lüftung und Klimaanlagen richten.
Synergy nutzt Fluix seit 2016. Seitdem haben sich jedes Jahr neue Erfolge im Bereich Digitalisierung gezeigt.
Herausforderungen
Das Büroteam von Synergy hatte bisher ausschließlich Adobe Acrobat für die Verteilung von Formularen an Kunden und Installationsteams genutzt. Formulare mussten dementsprechend ausgedruckt werden. Das Unternehmen hat also nach einer Lösung gesucht, die es den Teams ermöglicht, Formulare auf iOS-Geräten auszufüllen und einzureichen sowie eine Echtzeit-Verbindung zwischen Außendienst und Standort herzustellen.
- Papierbasierte Formulare mussten ausgedruckt und manuell ausgefüllt werden, was zu einem Verlust von Zeit und Geld führte, deren Einsatz an anderer Stelle im Unternehmen fehlte.
- Komplexe Formulare mit benutzerdefiniertem JavaScript-Code haben es dem Büroteam schwer gemacht, Formularfelder schnell anzupassen oder sie vorauszufüllen.
- Es gab außerdem keinen einfachen Zugang zu wertvollen Insights bezüglich der vorhandenen Formulardaten.
Implementierte Workflow-Lösungen
Das zentrale Ziel für Synergy war es, tägliche Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Hierbei war außerdem wichtig, dass die Lösung skalierbar ist und sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln kann, um auch zukünftige Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Die Workflow-Funktionen von Fluix ermöglichen es Synergy, mehr Einsicht in die Arbeit der Teams zu bekommen und auch die Arbeit direkt vor Ort beim Kunden wesentlich zu vereinfachen
Vollständig digitalisierte, vorausgefüllte Formulare
Die Digitalisierung von Formularen spart bei Synergy Zeit und Geld. Der eigentliche Gamechanger waren jedoch die Optimierungen an den Formularen selbst, die vorgenommen wurden: Vorausgefüllte Felder beschleunigen Prozesse vor Ort, wodurch Zeit für andere Aufgaben frei wurde und das Kundenerlebnis verbessert werden konnte.
“Unser Büro-Team kann Formulare vorausfüllen, bevor sie ans Team vor Ort weitergeleitet werden. Der Zugriff auf die Formulare erfolgt dann auf iPads und alle wichtigen Eintragungen lassen sich direkt vor Ort auf einem tragbaren Gerät in Fluix vornehmen. Dadurch wird die Arbeit für alle Beteiligten einfacher.”
Ale Garofalo, Leiter Corporate IT
Workflows steigern die Produktivität über Teamgrenzen hinweg
Die auf Synergy zugeschnittenen automatisierten Workflows in Fluix passen perfekt zu den Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet. Inspektionen von Heiz- und Kühlsystemen, Formulare für die Terminvereinbarung mit Technikern, Kundenfeedback – dies sind nur einige der Dokumente, die das Herzstück jedes Workflows bilden. Synergy nutzt Fluix auch dafür, HR-Informationen und passende Formulare für Recruiting und Onboarding zu verteilen.
“Wir haben unsere Formulare in Fluix hinterlegt, weil wir der Plattform vertrauen. Wir wussten, dass sie das kann, was wir brauchen und bilden unseren gesamten Bedarf in Fluix ab, weil wir wissen: So können wir unsere Ziele erreichen.”
Ale Garofalo, Leiter Corporate IT
Datengetriebene Entscheidungsfindung im Sinne des Growth Mindset
Eine effiziente Dokumentenverwaltung hilft Auftragnehmern dabei, vorhandene Daten bestmöglich zu nutzen. Alles, was in Formulare eingetragen wird, ermöglicht Synergy umfassende Planung und verschafft dem Unternehmen das nötige Wissen, sich auf Kundenbedürfnisse einzustellen.
“Fluix macht es möglich, dass wir uns an die ständig neuen Anforderungen an Versorgungsunternehmen in Kalifornien anpassen und uns kontinuierlich verbessern, indem sich auch die Plattform konstant weiterentwickelt.”
Ale Garofalo, Corporate IT Director
Ergebnisse
Die ersten sichtbaren Erfolge waren die Kostenersparnisse rund um Papier und Druck. Auf lange Sicht hat sich auch ein Wettbewerbsvorteil eingestellt und die positiven ROI-Prognosen für die Implementierung von Fluix reichen weit in die Zukunft hinein.
- Digitale Formulare mit benutzerdefinierten Feldern
Die Teams von Synergy nutzen Fluix, um Formulare zu erstellen, auszufüllen und sicher einzureichen. Die Formulare passen perfekt zum jeweiligen Anwendungsfall und sind gleichzeitig so flexibel, dass die wichtigsten Daten sich schnell und einfach erfassen lassen. - Effiziente digitalisierte Workflows
Auch kleinteilige Insights in die Workflows einzelner Teams und in die erfassten Daten helfen Synergy dabei, zentrale Entscheidungen fundiert und mit höchster Sicherheit zu treffen. Und natürlich profitieren auch die Kunden des Unternehmens, weil die Prozesse rund um Unterschriften wesentlich einfacher ablaufen als zuvor. - Nachhaltiges Wachstum auch in Zukunft
Durch die Digitalisierung mit Fluix lassen sich Zeit und Geld sparen, die sich jeweils in Wachstumschancen für das Unternehmen reinvestieren lassen. So lässt sich sicherstellen, dass Synergy auch in einem Umfeld, in dem sich Kundenbedürfnisse stetig weiterentwickeln, diesen langfristig gerecht werden kann.
Die Highlights
220
User
315.000
Bearbeitete Dokumente
157
Aktive Workflows
Werden Sie Teil der innovativesten Unternehmen
Sehen Sie, wie Fluix Ihnen helfen kann